Prof. Dr. W. Ziegler

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Report Exchange Format (REx):  XML-Austauschformat und CMS-Metrik

Mit der Einführung von Content-Management (CM) Methoden und Systemen (CMS) in der Technischen Kommunikation wird eine effizienten Nutzung von wiederverwendbaren Inhalten verbunden. Allerdings fehlten in der Vergangenheit systematische Messmethoden, um den Wiederverwendungsgrad von Inhalten zu ermitteln und darzustellen. In dem Online-Artikel "Metrische Untersuchung der Wiederverwendung im Content Management" [1] wurden 2008 entsprechende Messgrößen grundlegend eingeführt. Darauf aufbauend wurde das REx-Format definiert, um aus CM-Anwendungen Daten über die Wiederverwendung standardisiert exportieren und auswerten zu können.

Kennzahlen für das Content-Management

Die einfachste Form von statischen Kennzahlen untersucht den Anteil von Inhalten eines Dokumentes, der bereits in anderen Dokumenten bzw. Publikationen verwendet wird. Diese Größe wird als Redundanz bezeichnet. Der Redundanzgrad kann auf die modularen Einheiten bezogen werden oder - da Module stark unterschiedliche Größen aufweisen können - auf deren inhaltliche Einheiten (Segmente).

Eine weitere interessierende Größe stellt die Abundanz (Verwendungszahl) dar, mit der die Häufigkeit der Wiederverwendung von Objekten (Modulen, Medien) gemessen wird. Bei einer umfänglichen Analyse von CM-Anwendung können zudem die im CMS vorhandenen Verteilungen einer Vielzahl von Kenngrößen (Dokumentgrößen, Modulgrößen, Redundanz, Abundanz) und die Korrelationen der Größen untereinander bestimmt werden.

Dynamische Kennzahlen berücksichtigen darüberhinaus den Content-Lifecycle bei der Informationserfassung und der Dokumenterstellung. Hierzu lassen sich Zeitverläufe und Versionierungen der CMS-Objekte erfassen und darstellen sowie Korrelationen mit den statischen Kennzahlen auswerten.

Eine Zusammenfassung und Übersicht der in [1] definierten Kennzahlen findet sich in [2] und z.B. in den Präsentationen [3],[4].

Technische Realisierung  von REx

Die Version 1.0 des REx-Formates wurden von Ziegler und Knopf 2009 entwickelt [5]. Auf dieser Basis wurden anonymisierte Auswertungen produktiver CMS durchgeführt und in verschiedenen Präsentationen vorgestellt (s. Download). In der Fortführung wurde die Schema-Definition überarbeitet und die Auswertungsprogramme weiterentwickelt[6]. Es existiert mittlerweileeine Reihe von CMS-spezifische Implementierungen von Kennzahlen in einzelnen Systmen (vgl. [4, S. 17]), [9, S. 33]).


Die Struktur des REx-Formats wird in der aktuellen Version 1.1 über zwei XML-Schemata (XSD-Dateien) definiert. Je nach den enthaltenen Informationen werden zwei Stufen (Levels) des REx-Formats unterschieden. In der einfachsten Form kann ein CMS die Daten zur Wiederverwendung in Form eines Exports (Report) auf dem Level 1 liefern. Detaillierte Auswertungen auf dem Niveau von Level 2 und deren Visualisierung werden dann im Rahmen von Kooperationen erstellt.

Ziele von REx

Ziele der metrischen Analysen und der REx-Funktionen sind technischer sowie allgemein-methodischer Art. Sie sollen der Professionalisierung und Operationalisierung des technischen Informationsmanagements im Sinne eines "Content Intelligence" dienen. Dies umfasst:

  • Technische Entwicklungen
    • Implementierung von REx-Funktionalitäten (Export-Mechanismen für Level 1) in marktgängige CMS
    • CMS-interne und -externe Auswertemöglichkeiten (Level 2) durch Reporting- und Monitoring-Funktionalitäten (Dashboards, Cockpits, etc.)

  • Unternehmensspezifische Content-Management-Methodik
    • Analyse des Wiederverwendungsgrades und der Abhängigkeiten (statische Kennzahlen)
    • Unterstützung und Optimierung der Wiederverwendung
    • Untersuchung der Kopplung der Produktentwicklung an Informationsentwicklung (dynamische Kennzahlen)

  • Wissenschaftliche Studien
    • Analyse branchenspezifischer CMS-Nutzung
    • Analyse von CM-Methoden zur Optimierung der Wiederverwendung
    • Benchmarking von CM-Implementierung und Entwicklung von Best-Practice-Szenarien

Verfügbare Dateien (Download)

Version 1.1

Version 1.2

 

Weiterentwicklungen und Projektplanung

  • Erweiterung der dynamischen Kennzahlen
  • Auswertungen in Abhhängigkeit von Metadaten
  • Inkrementelle Auswertungen



Literatur und Präsentationen zum Thema:

[1] Ziegler W.: "Metrische Untersuchung der Wiederverwendung im Content Management", Hochschule Karlsruhe (2008)

[2] Drewer P., Ziegler W.: "Technische Dokumentation - Eine Einführung in die übersetzungsgerechte Texterstellung und in das Content-Management", Vogel Verlag (2010)

[3] Ziegler W.: "Kennzahlen für das Content Management", Vortrag tekom Frühjahrtstagung, Dortmund (2009)

[4] Ziegler W.: "Reporting & Monitoring im Redaktionsprozess", Vortrag Schema User Meeting, Nürnberg (2010)

[5] Knopf D.: "Report Exchange Format „REx“ – Metrische Untersuchung der Wiederverwendung im Content Management", Master-These Hochschule Karlsruhe (2009)

[6] Oberle C.: "Kennzahlen für das Content Management – Auswertung und Visualisierung von Daten im Report Exchange Format (REx-Format)", Master-These Hochschule Karlsruhe (2010)

[7] Straub D., Grau M., Fritz M.: "101 Kennzahlen für die Technische Kommunikation", tekom, Stuttgart (2008)

[8] Hackos B.: "What is the Best Metric to Measure the Success of Your Reuse of DITA Topics?" (2008)

[9] Koppe S.: "Integrierte Qualitätskontrolle in der Technischen Dokumentation" (2009)

[10] Lewis M.: "DITA Metrics: Developing Cost Metrics" (2008)

[11] Lewis M.: "Metrics: Savings Trend With Reusable Master Topics " (2008)

[12] Oberle C., Ziegler W.: "Content Intelligence für Redaktionssysteme", technische kommunikation, Heft 6 (2012) (english version)

[13] W. Ziegler: "Wie (gut) wird unser Redaktionssystem genutzt? - Content Intelligence auf Basis von REx-Kennzahlen", Vortrag tekom Jahrestagung 2012

 



 

 

 

 

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